Procedimientos al inicio de curso en Tutela2

Introducción.

Una de las tareas que todo administrador de Tutela2 debe realizar a comienzos del nuevo curso escolar, es configurar el aplicativo para que los datos de cursos anteriores pasen al histórico e inicializar el nuevo curso. Este artículo pretende ser una ayuda para tal tarea; la información se extrajo de los correspondientes manuales de la aplicación a los que me referiré en el mismo.

Admitiendo que Tutela2 ha sido instalado y configurados los aspectos básicos de  Competencias clave (apartado 9.11 del manual del administrador) , Áreas curriculares (apartado 9.10 de dicho manual)  , Personalización del aplicativo(apartado 9.9 del manual  ) y tramos horarios (apartado 9.12 del mismo), procederemos a señalar los procesos que deberán realizarse para una correcta funcionalidad del aplicativo, todos ellos accesibles desde la página de configuración del aplicativo con un perfil de administración casi todos.

Datos del nuevo curso académico.

La información se recoge en el apartado 9.6 del manual del administrador, y su labor consiste en establecer las fechas de inicio y final del nuevo curso académico fundamentalmente, aunque también deberían incorporarse las fechas en que finalizan cada uno de los diferentes periodos de evaluación. Esto evidentemente, deberá realizarse por cada una de las etapas educativas que se impartan en el Centro Docente.

Crear nuevos usuarios.

El apartado 9.7 del manual de usuario ilustra este procedimiento. En este apartado hay que distinguir varios supuestos:

Si se usa Tutela2 por primera ve, se recomienda en primer lugar introducir manualmente (tal y como señala el apartado 9.7.2 del manual) todos y cada uno de los miembros del profesorado de forma individual. Posteriormente debería incorporarse al alumnado; para ello, aunque se puede hacer de forma individual como señala el procedimiento descrito para el profesorado, no es lo mas aconsejable dado que su número puede ser elevado. Par ello, se sugiere el procedimiento señalado en al apartado 9.7.3 del manual, creando un fichero de texto externo, con el formato CSV en el que en cada línea se incluyan los datos de un/una alumno/a, siguiendo la siguiente recomendación:

• El fichero ha de ser de TEXTO PLANO (sin formato), preferentemente con codificación UTF-8.

• Cada línea de texto debe contener los datos de un solo alumno/a.

• Los datos que ha de contener, separados cada uno por un PUNTO Y COMA (;) y por este orden, son:

  • Apellidos y nombre del alumno/a. El NOMBRE se separa de los APELLIDOS por una COMA (,)

  • El NIE/A (Núm. de Identificación Escolar/del Alumno) del alumno/a. Es un número único por cada alumno.

  • La fecha de nacimiento del alumno, con el formato dd/mm/aaaa.

  • Grupo o unidad al que pertenece. Ha de tener el formato: Letra de etapaNúmero de nivelLetra del grupo (en mayúsculas). Por ejemplo, P6A para el grupo A de Sexto de Primaria.
    Ejemplo:

• Guarde este fichero con el nombre RegAlum.csv.

• Este fichero, se sube al servidor a la carpeta de archivos de Tutela2. Para ello, se usará el servicio asociado al gadget situado en el margen o bien usar un cliente FTP. Si se utiliza el gadget, al pulsarlo aparece una ventana emergente que permite cargar al servidor el fichero de datos.

• Ahora, ya puede proceder a realizar la tarea de importación, pulsando el botón Importar situado en la botonera inferior de la página del aplicativo desde donde se trabaja.

Este procedimiento es sumamente rápido y versátil, pero solo sirve para importar el Alumnado como usuarios y además, tiene otro inconveniente: borra si existen otros usuarios-alumnado en la base de datos del curso actual.

Enlazado con lo anterior, si nos encontramos en el supuesto de ya haber trabajado con Tutela2 el curso anterior y tener incorporados usuarios al mismo, podemos realizar esta tarea de dos modos diferentes:

1. Incorporar al nuevo profesorado y alumnado de la manera ya descrita (apartado 9.7.2.3 del manual), borrar los usuarios (tanto alumnado como profesorado) que ya no estarán en el Centro este curso (apartado 9.7.2.2) y modificar/actualizar los datos del profesorado y alumnado ya existente según señala el apartado 9.7.2.1 del manual del administrador.
   Este procedimiento es el adecuado cuando son pocos los usuarios a gestionar, pero cuando su número es elevado, el método se vuelve tedioso.

2. Gestionar las altas, bajas y actualización de datos del profesorado existente (tal y como señala el apartado 9.7.2 del manual) y para el alumnado seguir el procedimiento de importación desde un fichero externo (el señalado anteriormente y que se explica en el apartado 9.7.3 del manual.
   Este procedimiento es válido cuando se gestionan gran cantidad de usuarios-alumnado.

Es importante señalar que para una correcta asignación del alumnado al profesorado, deben de incorporarse al profesorado el correspondiente dato de Tutoría asignada de acuerdo con la nomenclatura antes señalada.

Sincronización del alumnado.  

Una vez que todos los usuarios, tanto profesorado como alumnado estén incorporados, se debe realizar este procedimiento para asignar los diferentes grupos de alumnado a su respectivo profesorado. Para ello se debe utilizar el procedimiento señalado en el apartado 9.8 del manual del administrador.

Configuración de materias del profesorado.

Para realizar esta tarea, solo se precisa ingresar a Tutela2 con un perfil de profesorado (aunque si se hace desde administrador también es accesible). Este procedimiento asigna al profesorado las materias que tiene que impartir (áreas a cada grupo de alumnado); su protocolo está reflejado en el apartado 2 del manual de configuración. Al realizarlo, en la pantalla de inicio del perfil de cada profesor/a le figurarán tantos gadgets como materias conformadas y que dan acceso al listado del alumnado del grupo con sus correspondientes controles para gestionar calificaciones.

Antes de comenzar, deben de realizarse una serie de toma de decisiones que permitan llevar a buen término el proceso, como son:

• Qué áreas curriculares imparto a cada grupo.

• Qué criterios de calificación asigno a cada materia, incluyendo para cada uno de ellos:

• la ponderación que cada uno ha de tener como peso específico en la calificación global de la materia.

• el tipo de calificación que puede albergar: decimal (puntos numerales de 0 a 10), escada de estimación de 5 pasos (Muy bien, bien, adecuado, mal y muy mal) o dicotómica (positivos o negativos).
  En caso de puntuación dicotómica, habría que considerar cual es la puntuación base de la que se parte en ese criterio (de 0 a 10) así como la puntuación de incremento o decremento que sobre esa puntuación base se aplica al consignar un positivo o un negativo.

• La descripción de los instrumentos de medida que se utilizarán para cada uno de los criterios, es decir, matizar una breve explicación del criterio. 

• Si se desea asignar por defecto a las notas que se asignen a cada criterio una competencia o se establecerán en el momento de introducir las valoraciones.      

• Si se desea que tanto las calificaciones de cada materia como el detalle de notas de sus criterios sean vistos por el alumnado y sus familias o no. 

Una vez tomadas estas decisiones sólo resta introducir los datos en la plataforma siguiendo el procedimiento señalado en el apartado 2.1 del manual.

Esta tarea puede parecer tediosa la primera vez que se hace, pero considérelo como una inversión, pues si ya usó Tutela2 el curso anterior y tiene en este curso asignadas unas materias similares a las del curso pasado, puede evitársela importando los datos del curso anterior para este pulsando sobre el botón Recuperar mis datos del curso pasado y seguir el procedimiento señalado en el apartado 2.4 del manual y posteriormente sólo tendrá que editar cada materia importada para realizar los ajustes necesarios de este curso y sobre todo, modificar el grupo asignado (por defecto asigna un grupo inaccesible, sin etapa, debe modificarlo para ponerle la terminología correcta.

Si está trabajando en coordinación con otro profesor que ya tiene las materias configuradas, y estas son similares a las suyas, puede decirle ad administrador que le importe la configuración de ese profesor para usted; de esa manera solo tendrá que modificar los grupos y realizar los pequeños ajustes que precise.

Estas indicaciones no pretenden ser un manual de uso, pero sí una guía que sirva a los administradores y profesores usuarios de Tutela2 en la labor que deben realizar a comienzo de curso para que el aplicativo esté adaptado a las necesidades para las que fue diseñado.